Порядок проведення особистого прийому громадян в облдержадміністрації

Розпорядження
голови облдержадміністрації
№196 від 18.06.2008 р.

1. Цей Порядок визначає основні положення щодо організації та проведення особистого прийому громадян в обласній державній адміністрації.

2. Особистий  прийом громадян керівництвом облдержадміністрації  проводиться згідно з  затвердженим графіком в установлені дні з 10:00 до 14:00, в приміщенні адміністративного будинку облдержадміністрації, що знаходиться за адресою: м. Полтава, вул. Соборності, 45.

3. Організація та проведення особистого прийому громадян керівниками відділів, управлінь, інших структурних підрозділів облдержадміністрації здійснюється у визначені дні та години  відповідно до  графіка та в порядку, визначеного керівниками цих установ.

4. Керівництвом облдержадміністрації проводиться першочерговий прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю в наслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України ,,Мати-героїня”. 

Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали в наслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

Аналогічно здійснюється запис на особистий прийом керівників громадських організацій відповідно до статей 15,16 та 19 Закону України "Про звернення громадян" та забезпечюється їх права встановлені статей 18 вище зазначеного Закону.

5. Вхід громадян до приймальні облдержадміністрації вільний  і не потребує оформлення перепустки та пред’явлення  документів, що посвідчують особу.

6. Особистий прийом громадян головою облдержадміністрації, першим заступником та заступниками голови облдержадміністрації здійснюється за попереднім записом з питань відповідно до функціональних повноважень (розпорядження голови облдержадміністрації від 29.07.2019 № 546, зареєстровано в головному управлінні юстиції у Полтавській області 07.08.2019 за № 397/3514).

7. Попередній запис на особистий прийом до керівництва облдержадміністрації проводиться  відповідальним працівником  відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації щоденно з 9:00 до 13:00,  з 15:00 до 18:00  (у п’ятницю з 14:00 до 16:45) за адресою:  м. Полтава, вул. Соборності, 45, кім. 136,137, а також за телефоном 56-17-27, 60-93-27.

8. Інформація про порядок, графік особистого прийому  керівництвом  обласної  державної адміністрації публікуються у обласній громадсько-політичній газеті „Зоря Полтавщини” та розміщуються у фойє приймальні відділу роботи із зверненнями громадян апарату обласної державної адміністрації.

9. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до керівництва облдержадміністрації відповідальним працівником з’ясовується прізвище, ім’я та по батькові громадянина, місце проживання, короткий зміст порушеного питання, результати попереднього розгляду питання (якщо громадянин звертався раніше), вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином особисто для обґрунтування свого звернення, заповнюється картка особистого прийому встановленого зразка.
Не допускається з’ясування даних про особу громадянина, які не відносяться до змісту звернення.
Якщо громадянин звертається не особисто, а через уповноважену  ним особу, ці повноваження повинні бути оформлені відповідно до вимог чинного законодавства та надані цією особою.

10. У разі повторного звернення громадянина на особистий прийом відповідальним працівником відділу вивчаються  архівні матеріали з порушеного питання та готується їх підбірка.
Не розглядаються повторні звернення  від одного й того  ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті або надано заявнику ар-гументоване роз’яснення згідно з чинним законодавством.

11. Список громадян на особистий прийом до  керівництва облдержадміністрації із зазначенням прізвища, ім’я по батькові, змісту порушуваних питань подається керівництву облдержадміністрації начальником відділу роботи із зверненнями громадян  апарату облдержадміністрації напередодні дня прийому.

12. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні як їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, так і  особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами (за бажанням останніх).

13. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом, для забезпечення кваліфікованого розгляду поставлених відвідувачем питань, може залучити до їх  з’ясування працівників відповідних структурних підрозділів  облдержадміністрації або одержати від них матеріали та потрібну інформацію, що необхідні для розгляду питань, порушених у зверненні громадянина.

14. Особи, визнані судом у встановленому порядку недієздатними, на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.

15. У випадку, коли порушене громадянином питання неможливо вирішити безпосередньо на особистому прийомі через його складність і необхідність додаткового вивчення, заявник може викласти суть звернення  у формі письмової заяви для  подальшого розгляду.
Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.
Про  результати розгляду звернення заявник повідомляється письмово.

16. Запису на особистий прийом не підлягають громадяни:
• визнані судом недієздатними при наявності такої інформації у відділі роботи із зверненнями громадян (стаття 8 Закону України ”Про звернення громадян”);
• стосовно яких прийнято рішення про припинення розгляду звернень (стаття 8 Закону України ”Про звернення громадян”);
• які оскаржують рішення загальних зборів колективних сільськогосподарських підприємств, акціонерних товариств, юридичних осіб, створених на основі колективної власності, а також рішення вищих державних органів (стаття 16 Закону України ”Про звернення громадян”);
• звернення яких знаходяться в стадії розгляду і остаточне рішення по них ще не прийнято;
• якщо питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції облдержадміністрації, то в цьому випадку відповідальний працівник відділу роботи із зверненнями громадян надає роз’яснення  щодо шляхів їх вирішення  по суті, із зазначенням органів державної влади або місцевого самоврядування, підприємств, організацій,  установ, куди в подальшому необхідно звернутися заявникові;
• при порушенні терміну подання скарги до органу вищого рівня (стаття 17 Закону України „Про звернення громадян”);
• при повторному зверненні з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті або на нього надано аргументоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства.
У разі виникнення непорозумінь із заявником відповідальний працівник свої подальші дії погоджує з начальником відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

17. До дня проведення особистого прийому громадян відповідальний працівник відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації готує картки заявників особистого прийому, якщо заявники з цього  питання зверталися до облдержадміністрації раніше – добірку матеріалів, а також іншу довідкову інформацію.

18. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації забезпечує:
• позачерговий прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, осіб з інвалідністю в наслідок війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України ,,Мати-героїня”;
• своєчасне інформування осіб, які записалися на особистий прийом, про перенесення з поважних причин часу чи дня прийому громадян керівництвом  обласної державної адміністрації. 

Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, особи з інвалідністю, громадяни, які постраждали в наслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.  

19. Посадова особа, яка проводить прийом громадян, керується законодавчими та іншими нормативними актами, в межах своєї компетенції має право, за результатами розгляду, прийняти одне з таких рішень:
• задовольнити прохання чи вимогу й повідомити відвідувача про  порядок і термін виконання прийнятого рішення;
• відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши  заявника   про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення;
• прийняти письмову заяву або скаргу (якщо питання потребують додаткового вивчення і перевірки) і пояснити відвідувачеві причини неможливості розв’язання питань під час особистого прийому та подальший порядок і термін розгляду його звернення.

20. Діловодство за зверненнями громадян на особистому прийомі проводиться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації,  затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (із внесеними змінами).